Términos de uso

4.1. Objeto, partes y aceptación

Los presentes Términos de uso (los “Términos”) regulan la contratación y la utilización de Agentia Contable (la “Plataforma”), el servicio de software en la nube (SaaS) que presta Agentia Codex S.L. (sociedad en constitución) (“Agentia”), con domicilio en Avda. Teodomiro 30, Entlo 1 — 03300 Orihuela (Alicante), España y NIF en trámite (sociedad en constitución), a través del sitio web agentiacontable.com y de sus subdominios, de su API pública, de su servidor MCP, del portal del cliente y de la aplicación de captura.

Ámbito profesional. La Plataforma se ofrece exclusivamente a empresas, profesionales y autónomos que actúan en el ámbito de su actividad empresarial o profesional, y a los despachos y asesorías que gestionan la contabilidad de sus clientes. Quien acepta estos Términos declara actuar con esa condición y, si lo hace en nombre de una organización, contar con poder suficiente para obligarla. La Plataforma no está dirigida a consumidores en el sentido del Real Decreto Legislativo 1/2007 (el “Usuario” es, en estos Términos, la persona que utiliza la Plataforma y la organización a la que representa).

Aceptación. Los Términos se aceptan al marcar la casilla correspondiente en el registro y, de nuevo, al contratar un plan. Agentia registra la fecha, la hora y la versión aceptada (la vigente es la v2.13.0) como prueba de la contratación. Forman parte de la relación contractual, y el Usuario declara haberlos leído, el Aviso legal, la Política de privacidad, la Política de cookies, el Contrato de encargo del tratamiento y la página de proveedores de modelos de IA.

Prelación. En caso de contradicción prevalecen, por este orden, las condiciones particulares pactadas por escrito con Agentia (por ejemplo, un acuerdo de piloto), estos Términos y, por último, las políticas y páginas informativas incorporadas por referencia.

4.2. Descripción del servicio

Agentia Contable es una plataforma de software en la nube (SaaS) para la gestión contable, fiscal, de facturación y de tesorería de empresas, autónomos y despachos profesionales en España. Según el plan contratado y el perfil de la organización, la Plataforma cubre la llevanza de la contabilidad y de sus libros, la preparación de las obligaciones tributarias periódicas y anuales, la facturación y su registro, la gestión de cobros y pagos y la conciliación bancaria, el archivo de documentos, la elaboración de informes y de las cuentas anuales, un portal para los clientes de la organización y vías de integración con otros sistemas. El alcance funcional vigente en cada momento es el que describe el Sitio Web.

Asistencia por inteligencia artificial. Determinadas tareas de la Plataforma se apoyan en modelos de inteligencia artificial de proveedores externos para leer documentos, proponer clasificaciones y asientos contables y asistir al Usuario en su trabajo. En todos los casos la inteligencia artificial propone y una persona confirma (apartado 4.7).

Módulo Agentia CRM. El servicio incluye Agentia CRM, un módulo de gestión comercial (contactos, empresas, oportunidades, presupuestos y actividades) que Agentia presta en crm.agentiacontable.com bajo estos mismos Términos y con la misma cuenta: se entra desde la Plataforma sin una segunda contraseña, y es la Plataforma la que decide quién entra y con qué papel. El uso del módulo no tiene coste en ningún plan; solo sus funciones de inteligencia artificial consumen «acciones de IA» en los términos del apartado 4.5.3, y se ejecutan únicamente a petición del Usuario, nunca de forma automática ni periódica. Un presupuesto ganado en el módulo puede convertirse, si el Usuario lo pide, en un borrador de factura de la Plataforma; la factura se emite siempre desde la Plataforma.

Firma de documentos con evidencias. La Plataforma permite enviar a firmar un documento PDF del archivo de la organización a una o varias personas designadas por el Usuario. Cada firmante recibe por correo electrónico un enlace personal, abre el documento y lo firma o lo rechaza con un código de un solo uso que recibe en esa misma dirección; la Plataforma registra como evidencias la fecha y la hora de su servidor (que actúa como sello de tiempo propio), la huella criptográfica del documento y de la firma, la dirección IP y el navegador del firmante, sus accesos y descargas y los códigos verificados, y genera un certificado con esas evidencias que se archiva entre los documentos de la organización. Es una firma electrónica simple con evidencias: no es una firma electrónica cualificada ni avanzada con certificado del firmante, no interviene un prestador cualificado de sellado de tiempo, no se incrusta ninguna firma en el fichero PDF y la identidad del firmante se apoya en el acceso a su dirección de correo, sin verificación adicional. El Usuario valora si esa firma es adecuada para cada documento y para los efectos que persiga (en particular, la aceptación por una entidad bancaria de un mandato de adeudo firmado así no está garantizada) y conserva el certificado como parte de sus propios archivos.

Lo que la Plataforma no es. Agentia no presta servicios de asesoramiento contable, fiscal, laboral ni jurídico, no revisa ni supervisa la contabilidad del Usuario, no es una entidad financiera ni de pago y no presenta declaraciones tributarias en nombre del Usuario. Las obligaciones contables, fiscales, laborales y mercantiles siguen siendo del Usuario y, en su caso, de su asesor.

Capacidades pendientes de validación externa. Algunas capacidades dependen de servicios de terceros o de organismos públicos cuya validación no depende de Agentia. La Plataforma y su documentación indican el estado de cada una; hasta que una capacidad conste como validada, sus resultados deben contrastarse antes de utilizarse ante terceros o Administraciones.

4.3. Procedimiento de contratación y archivo del contrato

De acuerdo con los artículos 27 y 28 de la Ley 34/2002 (LSSI), la contratación electrónica sigue estos pasos:

1. Registro: el Usuario facilita su correo electrónico, una contraseña y los datos de su organización, y acepta estos Términos y la Política de privacidad. Agentia le envía un correo para verificar la dirección.
2. Activación de la cuenta: es automática cuando el Usuario contrata un plan (con su periodo de prueba) o cuando entra por invitación en una organización con suscripción vigente; en el resto de los casos la cuenta queda pendiente de activación manual por Agentia, que puede denegarla.
3. Contratación del plan: desde la pantalla de suscripción de la organización se elige el plan y se abre la pasarela de pago de Stripe, donde el Usuario facilita el medio de pago, el NIF y el domicilio de facturación y confirma la contratación. Antes de confirmar puede revisar y corregir los datos introducidos.
4. Confirmación: Agentia envía al Usuario, al darse de alta, un correo electrónico con la versión de los Términos y de la Política de privacidad que ha aceptado y la fecha de la aceptación, y la contratación del plan queda reflejada de inmediato en la pantalla de suscripción de la organización (plan, estado y periodo).

Estado actual. Mientras la sociedad esté en constitución, Agentia no abre la contratación de planes a clientes: el acceso a la Plataforma se concede únicamente al amparo de acuerdos específicos de prueba o de piloto. La contratación conforme a este apartado queda activada al completarse la constitución e inscripción de la sociedad, momento en el que el Aviso legal publicará el NIF y los datos registrales.

El contrato se celebra en español. Agentia archiva electrónicamente la versión de los Términos aceptada y la fecha y hora de la aceptación, vinculadas a la cuenta del Usuario. El texto vigente está siempre disponible en esta página, desde la que puede guardarse o imprimirse; las versiones anteriores se facilitan a quien las solicite en contacto@agentiacontable.com.

4.4. Cuentas, organizaciones y roles

4.4.1. Cuenta personal

Cada persona accede con una cuenta propia (correo electrónico y contraseña). La Plataforma ofrece verificación en dos pasos (TOTP) a todas las cuentas y la exige a quien es titular de una organización con más miembros. El Usuario mantiene la confidencialidad de sus credenciales, responde de la actividad realizada con ellas y comunicará sin demora cualquier uso no autorizado a soporte@agentiacontable.com.

4.4.2. Organizaciones y roles

Los datos contables se organizan por organización (una empresa, un autónomo o un despacho). Dentro de cada organización existen los roles de titular (owner), administrador, miembro, asesor externo, lector y cliente del portal, con los permisos que describe la documentación de la Plataforma. Las altas de personas se hacen por invitación por correo electrónico; la persona invitada acepta al iniciar sesión. La organización responde de a quién invita y de los permisos que concede.

4.4.3. Despachos y organizaciones gestionadas

Un despacho puede gestionar desde su cartera las organizaciones de sus clientes. Al hacerlo declara que cuenta con la autorización de cada cliente para tratar sus datos y para operar en su nombre en la Plataforma, y asume frente a Agentia las obligaciones de estos Términos respecto de cada organización gestionada.

4.5. Planes, periodo de prueba, precios y facturación

4.5.1. Planes vigentes

El catálogo de planes vigente en cada momento se publica en la página de precios del Sitio Web. De esa página se incorporan a estos Términos, y solo ellas, las condiciones económicas de cada plan: su denominación, su cuota, la unidad de facturación y los límites de uso que lleve asociados. Las descripciones de funcionalidades y los demás contenidos informativos de esa página y del resto del Sitio Web no forman parte del contrato; el alcance del servicio es el del apartado 4.2 y el de la Plataforma tal como se presta en cada momento. A la fecha de esta versión, las condiciones económicas son:

Los precios se expresan en euros y no incluyen el IVA, que se añade al tipo vigente. La cuota anual equivale a doce cuotas mensuales con un 15 % de descuento. Ningún plan limita el número de personas usuarias de la organización: la unidad de facturación es la organización y, en el Plan Asesoría, cada empresa gestionada, nunca la persona usuaria. El Plan Autónomo solo puede contratarlo una persona física (NIF de DNI o NIE); una persona jurídica contrata el Plan Pyme o superior. Todos los planes de pago incluyen la Plataforma completa; entre ellos solo varía el cupo de operaciones asistidas por inteligencia artificial. El plan Solo CRM no incluye la contabilidad ni cupo de documentos, movimientos o saldo del asistente: da acceso al módulo Agentia CRM del apartado 4.2 con el regalo de acciones de IA de la tabla, y la contabilidad se abre al contratar uno de los demás planes. Las cinco columnas de cupo son el volumen incluido en la cuota por trimestre natural, en los términos del apartado 4.5.3. En el Plan Asesoría, la cuota base incluye el cupo indicado para la contabilidad del propio despacho y cada empresa gestionada tiene su propio cupo según su tamaño: «autónomo gestionado» si su NIF corresponde a una persona física y «sociedad gestionada» si corresponde a una persona jurídica, pudiendo el despacho corregir esa clasificación. Agentia puede ofrecer condiciones particulares (por ejemplo, un acuerdo de piloto) que prevalecen sobre este apartado.

4.5.2. Periodo de prueba y ciclo de facturación

La primera vez que la organización contrata un plan se abre un periodo de prueba de 14 días durante el cual no se practica ningún cobro y la organización dispone del cupo de la prueba (150 documentos, 500 movimientos, 6,00 € de saldo del asistente y 60 minutos de conversación por voz), que caduca el día en que termina la prueba, aunque el primer cargo llegue antes. El periodo de prueba se concede una sola vez por organización, y cuenta también el que tuvo mientras la gestionaba una asesoría que pagaba por ella: si vuelve a contratar tras cancelar, no hay otro y el primer cargo se realiza al contratar, con tarjeta. Con prueba, el primer cargo se realiza al terminarla y, a partir de ahí, la suscripción se renueva automáticamente por periodos mensuales o anuales, según la modalidad elegida al contratar, y se cobra en la fecha de aniversario mediante el medio de pago facilitado en la pasarela de Stripe, que el Usuario autoriza para ese fin. En el Plan Asesoría, las empresas gestionadas se añaden y retiran de la suscripción del despacho a medida que se vinculan y desvinculan, con el prorrateo correspondiente en la factura siguiente. Las facturas se emiten conforme a la normativa de facturación vigente y se ponen a disposición del Usuario en el portal de facturación.

El Usuario puede cancelar la suscripción en cualquier momento desde el portal de facturación, sin permanencia ni penalización; la cancelación surte efecto al final del periodo en curso y no da derecho a la devolución de la parte ya pagada, sin perjuicio de los apartados 4.5.6 y 4.5.7. Si cancela antes de que termine la prueba, no se practica ningún cobro.

Si la prueba termina sin que el Usuario haya contratado un plan, las operaciones asistidas por inteligencia artificial (lectura de documentos, clasificación de movimientos y saldo del asistente) se detienen hasta que lo contrate; el resto de la Plataforma sigue disponible y sus datos no se ven afectados.

El plan Solo CRM se contrata sin periodo de prueba ni medio de pago y puede sustituirse en cualquier momento por un plan de pago, que se contrata con el periodo de prueba del primer párrafo si la organización no lo ha disfrutado antes; mientras tanto no se practica ningún cobro. Se admiten hasta tres organizaciones Solo CRM por titular con el plan vigente a la vez —se considera titular a quien figura como propietario de la organización, y cuenta también la organización que está contratando desde Solo CRM un plan de pago cuyo pago aún no se ha completado—: para contratarlo en otra más, alguna de ellas tiene que dejar antes el plan Solo CRM o pasar a un plan de pago. El propietario puede dejar el plan Solo CRM en cualquier momento desde Plan y consumo, sin ningún cobro: la organización se queda sin plan, las acciones de regalo que no se hayan consumido se pierden —las de un bono pagado se conservan— y la bienvenida no se concede otra vez. Darse de baja la organización también deja el plan Solo CRM. Cuando desde el plan Solo CRM se inicia la contratación de un plan de pago, si el pago de ese plan no se completa, la organización vuelve al plan Solo CRM con las acciones que tenía, sin que su regalo se conceda otra vez.

4.5.3. Cupo de operaciones asistidas por IA y consumo adicional

Cada plan incluye un cupo de operaciones asistidas por inteligencia artificial por trimestre natural (enero-marzo, abril-junio, julio-septiembre y octubre-diciembre), en las cantidades del apartado 4.5.1: los documentos que la Plataforma lee y convierte en una propuesta de anotación, los movimientos bancarios que clasifica y el saldo del asistente, en euros. El cupo se concede al inicio de cada trimestre natural de una suscripción activa —el primero, el que está en curso al terminar el periodo de prueba del apartado 4.5.2, se concede con el primer cobro en proporción a los meses que restan de él; si al terminar la prueba le quedan a ese trimestre menos de 15 días, se concede en su lugar el cupo completo del trimestre siguiente, utilizable desde ese momento—, no se acumula y caduca al final del trimestre. La lectura de documentos y la clasificación de movimientos pueden realizarse de forma diferida, en un proceso nocturno, sin que ello altere el cupo consumido. La Plataforma avisa al alcanzar el 80 % del cupo y al superarlo.

Consumo adicional por bloques. Superado el cupo de documentos o de movimientos, Agentia no interrumpe ni pausa las operaciones asistidas por inteligencia artificial: se abre automáticamente un bloque adicional de 100 documentos por 15,00 € o de 300 movimientos por 10,00 €, sin IVA, en todos los planes, utilizable dentro del mismo trimestre natural, y tantos bloques como sean necesarios. Los bloques abiertos en un trimestre se facturan al cerrarse ese trimestre: con la cuota siguiente en las suscripciones mensuales y mediante una factura al momento en las anuales. No hay recargos por superación ni tramos.

Tope automático. Cuando el plan contratado tiene un plan inmediatamente superior, el importe total del trimestre —cuotas más bloques— no excede en ningún caso lo que ese mismo consumo habría costado en el plan superior: si lo superase, Agentia factura ese importe y no más. El plan contratado no se modifica por ello; cualquier cambio de plan requiere la confirmación del Usuario. En los planes que no tienen plan superior, los bloques se facturan al mismo precio, sin tope. En el Plan Asesoría, los bloques de cada empresa gestionada se facturan al despacho: los de un autónomo gestionado con el tope de lo que ese mismo consumo habría costado como sociedad gestionada, y los de una sociedad gestionada —que no tiene plan gestionado superior— al mismo precio y sin tope.

Saldo del asistente. El asistente de la Plataforma (el chat, el modo conversación por voz, los informes explicados, la explicación del cierre, el borrador de respuesta a las consultas del portal y la lectura de notificaciones) se paga con un saldo en euros: el incluido en el plan por trimestre natural según la tabla del apartado 4.5.1, que caduca al final del trimestre, y el que el Usuario añada mediante un bono. Cada respuesta del modelo de inteligencia artificial descuenta del saldo el importe que resulta de aplicar a los tokens que ha consumido (texto de entrada, texto de salida y caché) la tarifa de la tabla siguiente, redondeado al céntimo superior, con un mínimo de un céntimo. Esa tarifa es la vigente para esta versión de los Términos y no varía con el proveedor ni con el tipo de cambio mientras esta versión esté en vigor; cualquier cambio se comunica conforme al apartado 4.5.5. Las respuestas que resuelve el propio programa sin el modelo (el repaso de pendientes, las órdenes de lote, la apertura de pantallas) no descuentan nada.

El importe orientativo es una media calculada sobre respuestas típicas y se revisa; el importe real de cada respuesta depende de su longitud y de los datos que consulte, y la Plataforma lo muestra bajo cada respuesta, junto con el saldo gastado y el restante, que están siempre a la vista. Como el importe exacto solo se conoce al terminar, la Plataforma no inicia una respuesta cuando el saldo restante es inferior al mínimo del modo de la tabla, y detiene una respuesta que ya haya alcanzado el presupuesto previsto para una sola respuesta, indicándolo. Agotado el saldo, el asistente deja de responder hasta que llegue el trimestre siguiente o el Usuario adquiera un bono (10,00 €, sin IVA, que añade 10,00 € de saldo con una vigencia de 12 meses desde la compra y se consume después del saldo incluido en el plan), que se factura al momento por el medio de pago de la suscripción. El saldo no se renueva ni se factura nunca de forma automática por exceso: solo mediante bonos expresamente adquiridos por el Usuario. El saldo de un bono no consumido se pierde al darse de baja la organización.

Modo del asistente. El modo «Estándar» responde con el modelo estándar; el modo «Detallado», que la organización activa expresamente, razona más y cuesta más por respuesta, en los términos de la tabla anterior. La Plataforma indica el importe orientativo antes de responder.

Minutos de conversación por voz. El modo conversación por voz (la persona habla con el asistente desde su móvil u ordenador y oye las respuestas) incluye en cada plan la bolsa de minutos por trimestre de la tabla del apartado 4.5.1; un minuto es un minuto de audio, lo que la persona dice más lo que la Plataforma le lee, y se descuenta al completarse. Cada turno que necesita el modelo de inteligencia artificial descuenta del saldo del asistente exactamente como en el chat; el repaso de pendientes y las órdenes que resuelve el propio programa no descuentan nada mientras queden minutos. Agotada la bolsa, cada dos minutos más de conversación sin modelo descuentan 0,07 € del saldo, y con los minutos y el saldo agotados la conversación se para hasta que el Usuario adquiera un bono (el del párrafo anterior) o llegue el trimestre siguiente. La Plataforma muestra los minutos consumidos y los restantes; los minutos no se facturan nunca de forma automática por exceso. Por voz nada se registra ni contabiliza sin la confirmación oral de la persona, repetida en las decisiones en lote por encima del umbral que fija la organización; la transcripción literal de cada turno queda en la conversación como evidencia y el audio no se conserva (apartado 2.6 de la política de privacidad).

Acciones de IA del módulo CRM. Una acción de IA es una llamada al modelo de inteligencia artificial hecha por una función del módulo Agentia CRM a petición del Usuario (cada respuesta del asistente del módulo cuenta tantas acciones como llamadas necesite). Cada plan incluye por trimestre natural las acciones de la tabla del apartado 4.5.1, que no se acumulan y caducan al final del trimestre; el plan Solo CRM añade 100 acciones de bienvenida la primera vez que su titular lo contrata —una sola vez por persona: quien ya las recibió en otra organización no las recibe de nuevo—, vigentes doce meses. Agotadas las acciones incluidas, las funciones de inteligencia artificial del módulo se detienen —Agentia no cambia el modelo por otro de menor calidad ni cobra ningún exceso de forma automática— y el resto del módulo sigue disponible. El Usuario puede adquirir un bono de 200 acciones por 10,00 € sin IVA (0,05 € por acción), que se factura al momento por el medio de pago de la suscripción o, sin suscripción de pago, mediante un pago único con tarjeta; el bono tiene una vigencia de 12 meses desde la compra. Si se reembolsa el pago de un bono, se retiran las acciones de ese bono que no se hayan consumido, en proporción a lo reembolsado. Las acciones incluidas en el plan y las del bono se consumen por orden de caducidad: primero las que antes caducan (normalmente, las incluidas en el plan para el trimestre en curso). El saldo de acciones no consumido no se devuelve ni se traslada y se pierde al darse de baja la organización o al terminar el contrato. Si la organización configura en el módulo su propia clave de un proveedor de inteligencia artificial, esas llamadas no consumen acciones ni se rigen por este apartado.

Contabilizar a mano, cuadrar, generar libros, preparar modelos y las demás tareas propias de una plataforma contable que ejecuta el propio Usuario no se limitan nunca por el cupo.

4.5.4. Acceso a la Plataforma

El acceso a la Plataforma requiere la contratación de un plan, que incluye el periodo de prueba del apartado 4.5.2. Agentia puede conceder accesos sin plan contratado (pruebas, pilotos, colaboraciones o cuentas de demostración) a su discreción y con el alcance y la duración que determine; esos accesos son revocables en cualquier momento y no generan derecho a continuidad ni a condiciones futuras.

4.5.5. Modificación de precios e impago

Agentia puede modificar sus tarifas comunicándolo con al menos 30 días de antelación; el cambio se aplica al siguiente periodo y el Usuario puede resolver el contrato sin penalización antes de esa fecha.

En caso de impago, la pasarela reintenta el cobro y Agentia avisa al Usuario. Transcurridos 30 días desde el primer cobro fallido sin que se haya regularizado, no se concede el cupo de los trimestres nuevos ni se abren bloques adicionales, y Agentia lo avisa con antelación; el cupo ya concedido sigue disponible. Si el cobro que falla es el primero de la contratación —todavía no se ha cobrado ninguna cuota—, no hay ese plazo: desde el primer día no se concede el cupo del plan y, cuando no quede cupo de la prueba, la lectura y el asistente con inteligencia artificial se detienen hasta que se cobre; el resto de la Plataforma sigue funcionando. Vencido ese plazo —o desde el primer día, si el cobro que falla es el primero—, se detienen también las funciones de inteligencia artificial del módulo Agentia CRM, aunque queden acciones, hasta que se regularice. Si el impago persiste, Agentia puede suspender la suscripción y el acceso a la Plataforma hasta que se regularice la situación. La suspensión no borra los datos del Usuario, que se conservan y pueden exportarse conforme al apartado 4.16.

4.5.6. Devolución proporcional

Además de lo anterior, Agentia reconoce al Usuario el derecho a solicitar la devolución de la parte proporcional no consumida de la cuota del periodo en curso en los siguientes casos:

• Cese de actividad del Usuario, acreditado documentalmente.
• Indisponibilidad del servicio superior a 72 horas dentro de un mismo mes por causa imputable a Agentia.
• Modificación sustancial del servicio o de estos Términos que el Usuario no acepte.

La solicitud se dirige a contacto@agentiacontable.com acompañada, cuando proceda, de la documentación acreditativa. Agentia resuelve en un plazo máximo de 30 días y, si procede, devuelve el importe por el mismo medio de pago empleado en el cobro.

4.5.7. Derecho de desistimiento

La Plataforma se dirige exclusivamente a profesionales y empresas, de modo que no resulta aplicable el derecho de desistimiento que la normativa de consumo reconoce a los consumidores. No obstante, Agentia lo reconoce voluntariamente en los mismos términos: el Usuario puede desistir del contrato dentro de los 14 días naturales siguientes a su celebración, sin necesidad de justificación y sin penalización alguna, comunicándolo a contacto@agentiacontable.com o cancelando la suscripción desde el portal de facturación.

• Si el desistimiento se produce durante el periodo de prueba, no se ha practicado cobro alguno y no hay nada que devolver: el contrato se extingue sin coste.
• Si ya se hubiera practicado un cobro, Agentia devuelve el importe correspondiente a los días no consumidos del periodo en curso, en un plazo máximo de 14 días desde la comunicación y por el mismo medio de pago.

El desistimiento no afecta a la conservación ni a la exportación de los datos del Usuario, que se rigen por el apartado 4.16.

4.5.8. Mes gratis por sugerencias y reportes de error

Cuando Agentia planifica una sugerencia que la organización ha enviado desde «Ayúdanos a mejorar Agentia o reportar error», le concede un mes de servicio sin coste; puede concederlo también, a su criterio, por un reporte de error que confirme. Es una sola vez por organización y mientras el programa esté abierto; responder a la encuesta de recomendación, ya retirada, no da derecho a él. Lo aplica Agentia, según la situación de la organización, de una de estas formas: ampliando 30 días el periodo de prueba, con un cupón del 100 % sobre la siguiente cuota mensual en la pasarela de pago o con un bloque de cortesía de acciones de IA equivalente a un mes del plan. No es canjeable por dinero, no se acumula y no altera el resto de condiciones económicas; Agentia puede cerrar el programa en cualquier momento sin afectar a los meses ya concedidos. Las sugerencias se publican en el tablero sin el nombre de quien las propone (solo «una asesoría» o «una pyme») y las revisa Agentia antes de publicarlas; los reportes de error no se publican.

4.6. Obligaciones del Usuario y usos permitidos

El Usuario se obliga a:

• Utilizar la Plataforma de forma lícita y diligente, para las finalidades contables, fiscales, de facturación y de gestión para las que se ofrece, y con datos veraces y actualizados.
• Revisar los resultados antes de utilizarlos: el Usuario responde de los asientos que confirma, de los modelos y ficheros que presenta y de las decisiones que adopta con la información de la Plataforma.
• Contar con la base jurídica y la información necesarias para introducir datos personales de terceros (clientes, proveedores, empleados, personas de contacto), actuando como responsable del tratamiento, y no introducir datos de categorías especiales que no sean imprescindibles.
• Al enviar un documento a firmar, contar con la base jurídica para tratar los datos de los firmantes (nombre, correo, NIF y las evidencias de la firma), informarles de ese tratamiento como responsable, no usar la firma con evidencias para actos que exijan por ley una firma electrónica cualificada o una forma solemne, y atender los derechos de los firmantes, que no son usuarios de la Plataforma.
• Custodiar sus credenciales, sus claves de API y los secretos del buzón de captura, y no cederlos a terceros.
• No eludir las medidas de seguridad ni los límites de uso, no realizar ingeniería inversa del software, no extraer de forma masiva o automatizada contenidos de la Plataforma fuera de la API y no utilizarla para construir un servicio competidor.
• No introducir contenidos ilícitos o que vulneren derechos de terceros ni utilizar la Plataforma para actividades fraudulentas.
• Cumplir, cuando le sea aplicable, la normativa de prevención del blanqueo de capitales (los asesores fiscales y contables externos son sujetos obligados de la Ley 10/2010) y la normativa tributaria sobre programas de contabilidad y facturación.
• Conservar copias de sus datos: la Plataforma permite exportarlos en formatos abiertos en cualquier momento desde Utilidades › Exportar.

4.7. Naturaleza de los servicios basados en IA y revisión humana

La IA propone; la persona decide. Las propuestas generadas con inteligencia artificial (datos extraídos de una factura, clasificación de un movimiento, asiento propuesto, respuestas y propuestas del asistente) pueden contener errores, omisiones o imprecisiones, y se presentan siempre identificadas con el aviso de asistencia por IA y con un nivel de confianza estimado (alto, medio o bajo). Ninguna propuesta generada con IA se contabiliza, se presenta ni se envía sin la confirmación expresa de una persona usuaria. Únicamente las reglas deterministas que el propio Usuario define y activa pueden contabilizar por sí solas; el Usuario puede revisarlas y desactivarlas en cualquier momento. Los libros oficiales, los modelos tributarios, las nóminas y las cuentas anuales se generan siempre a partir de datos confirmados por el Usuario.

Sin decisiones automatizadas. La Plataforma no adopta decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos sobre las personas ni las afecten de modo significativo (artículo 22 del RGPD).

Revisión profesional. Todo documento, modelo, informe o propuesta generado con ayuda de la Plataforma se entrega para su revisión por el Usuario o por un profesional cualificado antes de su presentación o uso. Los resultados pueden verse afectados por datos de entrada incompletos, incorrectos o mal categorizados, por operaciones complejas, por cambios normativos no reflejados todavía en la Plataforma o por casos particulares que requieren criterio profesional. La presentación ante las Administraciones y la validez de lo presentado son responsabilidad exclusiva del declarante.

Finalidad prevista y usos excluidos. Los sistemas de inteligencia artificial de la Plataforma están destinados a asistir en el trabajo contable, fiscal y de facturación. No están destinados a adoptar ni a fundamentar decisiones sobre personas trabajadoras —contratación, promoción, rescisión, asignación de tareas o evaluación del rendimiento— ni a evaluar la solvencia de personas físicas o establecer su calificación crediticia, y el Usuario se obliga a no utilizarlos para esos fines. El asistente rechaza esas peticiones.

Responsable del despliegue. Cuando el Usuario utiliza las funciones asistidas por inteligencia artificial de la Plataforma actúa como responsable de su despliegue en el sentido del Reglamento (UE) 2024/1689, y le corresponde garantizar un nivel suficiente de alfabetización en materia de inteligencia artificial de las personas que las manejan por su cuenta.

Proveedores. Los proveedores de modelos de IA que intervienen, los datos que reciben y sus garantías se describen en la página de proveedores de modelos de IA, que Agentia mantiene actualizada y cuyos cambios comunica con 30 días de antelación.

4.8. Registro de facturación (Verifactu), certificados y Administraciones

4.8.1. Sistema de emisión de facturas verificables

La Plataforma incorpora un registro de facturación diseñado según los requisitos del Real Decreto 1007/2023 y de la Orden HAC/1177/2024 (Verifactu): huella encadenada de cada registro, código QR en la factura, registro de eventos y remisión de los registros a la AEAT. La remisión se realiza desde la Plataforma, con el certificado electrónico que la organización haya aportado y en nombre del presentador que la organización declare (el propio obligado, su representante o el despacho como colaborador social). La organización es y sigue siendo el obligado tributario; el presentador declara estar autorizado para actuar por ella.

Estado de validación. Agentia publicará en esta página y en la documentación de la Plataforma la validación del sistema frente al entorno de pruebas de la AEAT y la declaración responsable del productor prevista en el artículo 13 del Real Decreto 1007/2023. Hasta entonces, el registro de facturación debe considerarse no validado por la AEAT y el Usuario debe contrastar sus resultados antes de confiar en ellos para el cumplimiento de sus obligaciones.

4.8.2. Certificados electrónicos

La Plataforma no almacena el certificado personal que el Usuario utiliza en la Sede Electrónica. Si la organización decide subir su certificado electrónico para la firma y remisión de los registros Verifactu y de las facturas electrónicas (Facturae), Agentia lo custodia cifrado (AES-256-GCM, con una clave que no sale del servicio), lo utiliza exclusivamente para esos fines, por cuenta y bajo las instrucciones de la organización, y permite sustituirlo o retirarlo en cualquier momento desde la configuración del registro de facturación. El Usuario garantiza que está facultado para usar el certificado y para confiar su custodia a Agentia, y que su titular conoce y consiente ese uso.

4.8.3. Modelos tributarios, Facturae, nóminas y cuentas anuales

La Plataforma prepara los modelos tributarios, los libros registro, los ficheros de presentación, las facturas electrónicas en formato Facturae, las remesas SEPA y las cuentas anuales, pero no los presenta: la presentación ante la AEAT, FACe, el banco o el Registro Mercantil la realiza el Usuario con sus propios medios de identificación. Las nóminas se importan ya calculadas por la gestoría del Usuario; la Plataforma no calcula nóminas ni cotizaciones. Los borradores en PDF de los modelos tributarios no son impresos oficiales.

4.8.4. Integridad de los registros

La Plataforma registra en un libro de auditoría los cambios relevantes sobre los datos contables y fiscales, aplica la partida doble con cuadre estricto al contabilizar, conserva los registros de facturación con su huella encadenada y no ofrece ninguna función para alterar u ocultar registros ya contabilizados fuera de los cauces de rectificación o anulación previstos. El Usuario se abstendrá de intentar manipularlos por otros medios.

4.9. API pública, webhooks, servidor MCP y otras integraciones

La organización puede crear claves de API con permisos acotados (lectura, propuestas, escritura de borradores y maestros), configurar webhooks hacia direcciones de su elección y conectar asistentes de IA de terceros al servidor MCP de la Plataforma. También puede activar un buzón de correo de captura con una dirección propia y usar el agente de carpeta y la aplicación de captura. A través de la API y del servidor MCP nunca se contabiliza: todo entra como borrador o propuesta que una persona confirma en la Plataforma.

El Usuario responde del uso que hagan de sus datos los sistemas que conecta (el destino de un webhook, un cliente MCP como Claude, ChatGPT o un editor de código, una integración propia): esos terceros los elige y contrata el Usuario, no son encargados del tratamiento de Agentia y reciben los datos por instrucción del Usuario. Agentia puede limitar el caudal de peticiones y revocar claves ante un uso abusivo o inseguro.

Conexión bancaria (PSD2). La Plataforma incorpora la conexión con las cuentas bancarias del Usuario a través de un proveedor de servicios de información sobre cuentas autorizado. Esta conexión no está activa hoy: antes de activarla, Agentia informará del proveedor, de sus condiciones y de los datos que trata, con al menos 30 días de antelación, y la conexión requerirá siempre la autenticación del Usuario ante su banco y su consentimiento expreso. Agentia nunca accede a las credenciales bancarias del Usuario ni las almacena.

4.10. Portal del cliente y aplicación de captura

La organización puede invitar a sus clientes al portal con el rol cliente, que solo permite ver lo que la organización publica, subir documentos a la cola de captura, responder a las solicitudes de la organización o de su despacho y consultar el estado de sus facturas. La organización responde de a quién invita, de lo que publica y de informar a esas personas sobre el tratamiento de sus datos; Agentia trata esos datos como encargada por cuenta de la organización. La aplicación de captura permite fotografiar o subir documentos, también sin conexión, para incorporarlos a la cola de captura de la organización.

4.11. Soporte, mantenimiento y comunicaciones

Agentia presta soporte por correo electrónico en soporte@agentiacontable.com en días laborables, con la intención de responder en un plazo razonable que no constituye un nivel de servicio garantizado. El asistente del panel es una herramienta de la Plataforma, no un canal de soporte. Agentia puede realizar interrupciones programadas por mantenimiento, que procura anunciar con antelación en la Plataforma.

Acceso de soporte. Para atender una consulta, el propietario o un administrador de la organización puede conceder a Agentia, desde Mi organización › Datos, un acceso de solo lectura a la organización durante 24 o 72 horas, y retirarlo cuando quiera. Con ese acceso, la persona de soporte de Agentia ve la organización como un lector: no puede crear, modificar ni borrar datos, ni entrar en el módulo CRM. Cada entrada lleva un motivo y queda, con la concesión y la retirada, en el registro de auditoría de la organización; el acceso termina solo al vencer el plazo. Agentia no entra de otro modo en la contabilidad de una organización a través de la Plataforma; el tratamiento se rige por la Política de privacidad (apartado 2.5) y el Contrato de encargo del tratamiento.

Las comunicaciones relacionadas con el contrato (avisos de seguridad, cambios en las condiciones, facturación) se envían al correo de la cuenta y son necesarias para la prestación del servicio. Los avisos de la Plataforma (vencimientos, plazos, solicitudes) se muestran en la campana y, si la persona lo mantiene activado, se envían también por correo. Las comunicaciones comerciales solo se envían con el consentimiento del Usuario o en los términos del artículo 21.2 de la LSSI, con posibilidad de oponerse en cada envío.

4.12. Propiedad intelectual y datos del Usuario

La Plataforma, su software, su diseño, sus bases de datos y sus marcas son de Agentia o de terceros que le han licenciado su uso, incluido software de código abierto bajo licencias compatibles. La contratación confiere al Usuario una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usar la Plataforma conforme a estos Términos durante la vigencia del contrato.

Los datos son del Usuario. Los datos, documentos y contenidos que el Usuario introduce, y los resultados generados a partir de ellos, son del Usuario, que puede exportarlos en cualquier momento. Agentia no reclama derechos sobre ellos y solo los trata para prestar el servicio, conforme a la Política de privacidad y al Contrato de encargo del tratamiento.

Aprendizaje por organización. Las correcciones del Usuario sobre las propuestas se utilizan exclusivamente dentro de su organización: la Plataforma le propone reglas deterministas y valores por defecto (por ejemplo, las cuentas de la última factura de un proveedor) que solo se aplican si el Usuario los aprueba. Los datos de una organización nunca se utilizan para entrenar modelos de IA, ni propios ni de terceros, ni benefician a otras organizaciones.

Métricas de uso. Agentia registra métricas técnicas de uso (volumen de peticiones, unidades de IA consumidas, latencias, coste) para operar, asegurar y facturar el servicio. Las sugerencias que el Usuario haga sobre la Plataforma pueden incorporarse sin obligación de contraprestación.

4.13. Confidencialidad

Cada parte tratará como confidencial la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión del contrato, no la utilizará para fines distintos de su ejecución y la protegerá con medidas razonables. Quedan excluidas la información pública, la que ya obraba en poder de la parte receptora, la desarrollada de forma independiente y la que deba revelarse por obligación legal o requerimiento de una autoridad, en cuyo caso se informará a la otra parte cuando la ley lo permita. Esta obligación subsiste durante la vigencia del contrato y los tres años siguientes.

4.14. Protección de datos y Contrato de encargo del tratamiento

El tratamiento de los datos personales de las personas usuarias por parte de Agentia como responsable se describe en la Política de privacidad. Respecto de los datos personales que el Usuario introduce en la Plataforma (clientes, proveedores, empleados, personas de contacto, movimientos bancarios, documentos), el Usuario es el responsable del tratamiento y Agentia actúa como encargada del tratamiento con arreglo al artículo 28 del RGPD, en los términos del Contrato de encargo del tratamiento, que forma parte de estos Términos y que el Usuario acepta al aceptarlos. Cuando el Usuario es un despacho que gestiona a sus clientes, Agentia actúa como subencargada del despacho.

4.15. Garantías y responsabilidad

Agentia presta el servicio con la diligencia propia de un proveedor de software profesional y realiza esfuerzos razonables para mantenerlo disponible y actualizado, sin garantizar una disponibilidad del 100 %, la ausencia de errores ni la conformidad de los resultados con la normativa aplicable a cada caso concreto, que depende de los datos aportados y de la revisión del Usuario. En la medida en que la ley lo permite, se excluye cualquier otra garantía expresa o implícita.

La responsabilidad total de Agentia frente al Usuario por cualquier concepto derivado del contrato queda limitada al importe efectivamente abonado por el Usuario durante los doce meses anteriores al hecho que motive la reclamación y, en todo caso, con un mínimo de quinientos euros (500 €). Ese mínimo es el que se aplica cuando el Usuario no hubiera abonado importe alguno —periodo de prueba, piloto o acceso concedido sin plan contratado conforme al apartado 4.5.4—, de modo que la limitación nunca equivale a una exclusión de responsabilidad.

Agentia no responde del lucro cesante, de la pérdida de negocio o de oportunidad, del daño reputacional ni de los daños indirectos, ni de las sanciones, recargos o intereses derivados de la presentación de datos no revisados por el Usuario. Estas limitaciones no se aplican a los daños causados por dolo o culpa grave, a los daños personales, a la responsabilidad derivada de la normativa de protección de datos ni a ningún otro supuesto en que la ley no permita limitar la responsabilidad. Ninguna de las partes responde de los incumplimientos debidos a fuerza mayor.

4.16. Duración, suspensión y terminación

El contrato tiene duración indefinida y se ejecuta por periodos mensuales de suscripción. El Usuario puede cancelarlo en cualquier momento (apartado 4.5.2). Agentia puede suspender el acceso, con aviso salvo urgencia, en caso de impago, de incumplimiento de estos Términos, de riesgo para la seguridad de la Plataforma o de otros usuarios, o por requerimiento de una autoridad competente; y puede resolver el contrato con 30 días de antelación si decide dejar de prestar el servicio, o de forma inmediata ante un incumplimiento grave no subsanado en el plazo que se le indique.

Efectos. Terminado el contrato, el Usuario puede exportar sus datos en el paquete abierto descrito en el apartado 4.16.1 antes de la terminación y durante los 30 días siguientes. Agentia suprime después los datos de la organización conforme al Contrato de encargo del tratamiento, salvo lo que deba conservar por obligación legal (sus propias facturas y registros de la contratación) o para la defensa de reclamaciones, que se mantiene bloqueado durante los plazos legales.

4.16.1. Cambio de proveedor y portabilidad

El Usuario puede cambiar de proveedor de servicio en cualquier momento. A tal efecto:

• El preaviso máximo para iniciar el cambio es de dos meses, y puede darse en cualquier momento.
• Iniciado el cambio, Agentia mantiene el servicio y presta asistencia razonable durante un periodo transitorio de 30 días, prorrogable de común acuerdo cuando el traslado lo requiera.
• Durante ese periodo y en los 30 días siguientes, el Usuario puede exportar sus datos desde el módulo Utilidades, en un paquete abierto por ejercicio que incluye el plan de cuentas, los terceros, el libro diario, los registros fiscales de facturas emitidas y recibidas, los vencimientos, el inmovilizado y los presupuestos, con un manifiesto que lleva la huella de cada fichero del paquete; los documentos del archivo documental se descargan aparte, en un ZIP, desde el módulo Documentos. El Usuario puede solicitar asistencia para hacerlo.
• Agentia no cobra por el proceso de cambio de proveedor ni por la exportación de los datos.
• Terminado el cambio, los datos se suprimen conforme al apartado 4.16 y al Contrato de encargo del tratamiento.

4.17. Modificación de los Términos

Agentia puede modificar estos Términos para adaptarlos a cambios normativos, técnicos o del servicio. Las modificaciones sustanciales se comunican con al menos 30 días de antelación por correo electrónico y en la Plataforma; el Usuario que no las acepte puede resolver el contrato sin penalización antes de su entrada en vigor, y el uso de la Plataforma después de esa fecha supone su aceptación. Las modificaciones exigidas por la ley o que no restrinjan los derechos del Usuario pueden aplicarse desde su publicación. Cada versión lleva su número y su fecha; Agentia conserva las versiones anteriores y el registro de la versión aceptada por cada Usuario.

4.18. Cesión, integridad, ley aplicable y jurisdicción

Agentia puede ceder el contrato a una sociedad de su grupo o a quien la suceda en el negocio, notificándolo al Usuario; el Usuario no puede ceder su posición sin consentimiento previo y escrito de Agentia. Si alguna cláusula fuera declarada nula, el resto conserva su validez y se interpretará conforme a la finalidad económica del contrato.

Estos Términos se rigen por la legislación española. Para la resolución de cualquier controversia son competentes los Juzgados y Tribunales que determinen las normas procesales aplicables; al estar el domicilio social de Agentia en Orihuela (Alicante), las demandas dirigidas contra Agentia corresponden a sus Juzgados y Tribunales.